mub | Criação e configuração de um processo (em revisão)

Moises ScarpinPublicado 06 de jul. de 20268 min de leitura

Este artigo tem o objetivo de demonstrar como cadastrar e parametrizar um novo processo de workflow, para atender qualquer necessidade específica da sua organização. Para fazer a criação de um processo, é necessário já ter sido criado os grupos de usuários (mesmo que seja apenas você no grupo), as Áreas de Negócios, o(s) Turno(s) de Trabalho, o Calendário de Feriados e os Templates de e-mails. Também é importante já ter em mãos quais as etapas que farão parte do sequenciamento do processo, os tempos médios de cada etapa (para fins de SLA) e demais parâmetros necessários para o criação de um processo. Caso você não tenha feito ainda o cadastro das Áreas de Negócios, o(s) Turno(s) de Trabalho e o Calendário de Feriados e os Templates de e-mails, pesquise aqui em nossa base pelos seguintes manuais:

Contas de Usuários - Perfis de Acesso
Workflow - Grupo de Usuários
Como cadastrar um novo Usuário
Workflow - Turnos de Trabalho
Workflow - Áreas de Negócio
Workflow - Calendário de Feriados
Workflow - Templates de e-mail's

Todas as configurações do processo serão feitas através de um único local do MUB, seja para visualizar, editar ou cadastrar um novo processo, basta acessar o botão Ajustes na lateral direita superior da tela do mub e em seguida clicar em “Ajustes de Sistemas”, conforme demonstrado abaixo:

Após clicar em Ajustes, a tela abaixo será aberta, onde devemos clicar em Processos, conforme demonstrado abaixo:

Na próxima tela que abrirá, no início é apresentado alguns campos de pesquisa onde poderá ser procurado o Processo pela sua descrição ou pelo seu código e também filtrando por Status, Idioma ou tipo de Objeto. Logo abaixo na mesma tela é apresentada uma lista dos Processos já cadastrados, cada um com seu respectivo Código, Descrição, Objeto e Status. A coluna “Ações” apresenta botões com algumas ações, explicados na tabela logo abaixo da imagem:

BotãoAçãoDescriçãoVisualizarUtilize esse botão para visualizar o Processo dessa mesma linhaModificarUtilize esse botão para modicar alguma informação do ProcessoCriar com cópiaUtilize esse botão para copiar o processo dessa mesma linha (será necessário alterar o código, a descrição e o ícone do processo após a cópia)ExcluirUtilize esse botão para excluir um usuárioMigrar para a versão 2Utilize esse botão para migrar um processo feito na versão 1 para a versão 2 (utilizado para processos que foram feitos na versão antiga que não possuía as novas funcionalidades de regras por etapas)

Para criar um novo Processo, clique no botão "Novo Registro" localizado na parte superior da tela:

Será aberto a tela abaixo contendo inicialmente a aba denominada “Dados Gerais” onde, em 11 passos, vamos inserir as seguintes informações:

1 - Código: A critério da empresa, pode ser definido um código, desde que seja sem espaços, acentos ou caracteres especiais. Caso não seja definido um código, o mub definirá um código numérico automaticamente;

2 - Status: (*Campo obrigatório) Este é o status do processo - ele sempre irá nascer com a sugestão de valor "Ativo", mas você pode alterá-lo. Um Processo que não estiver ativo não poderá ser utilizado;

3 - Objeto: (*Campo obrigatório) Deve ser selecionado dentre as opções existentes, ou seja, Parceiro de Negócio, Item ou Workflow (utilizado genericamente para criar alguma informação para a empresa como por exemplo um centro de custo)

4 - Tipo de ação: Nesse campo é selecionado se esse processo será de criação ou modificação;

5 - Descrição: (*Campo obrigatório) Deverá ser preenchido com uma breve e fácil descrição para o Processo. Obs.: Caso seja necessário descrever esse Processo em outros idiomas, clique no botão onde abrirá a tela abaixo e será possível criar a descrição em qualquer idioma. Mas não esqueça de salvar após inserir a descrição em outro idioma:

6 - Descrição detalhada do Processo: Aqui é possível descrever detalhadamente a finalidade do processo;
7 - Tags: Nesse campo é possível criar uma TAG que poderá ser utilizada em outros processos, com a finalidade exclusiva de organização (muito útil quando existem vários processos na empresa);
8 - Selecionar ícone: (*Campo obrigatório) Selecione um ícone para identificar o processo que está sendo criado;
9 - URL de ajuda para o processo: Link para um determinado manual ou documento explicativo do processo;
10 - Chave de API para o processo: Após o processo ser criado, esse campo chave da API é preenchido automaticamente pelo MUB e não poderá ser alterado. Em uma integração com outros sistemas, essa chave da API poderá ser utilizada, mas alternativamente o código do processo também poderá ser utilizado para a integração via API;
11 - Compartilhamento do Processo: Aqui será definido quem terá acesso específico a esse processo. No caso de haver muitos usuários que receberam acesso ao processo, no campo pesquisa você poderá procurar se apenas um usuário ou grupo específico já possui acesso ao processo. Caso você queira compartilhar o seu novo processo com um grupo de usuários ou apenas algum usuário específico, clique no botão ao lado do campo de pesquisa e após será adicionado uma linha conforme imagem abaixo, para que possamos cadastrar quem participará desse processo e como essa "Permissão" será, ou seja, para executar, compartilhar ou ambas as permissões:

Após compartilhar, será necessário salvar e o mub retornará para a tela principal de criação do novo processo, onde devemos clicar na aba denominada "E-mails". Nessa aba, o preenchimento dos e-mails é obrigatório, pois o mub utilizará para "conclusão", "rejeição", "correção" durante o prosseguimento das etapas do processo e nas principais ações no decorrer do processo. Obs.: No desenho do processo (aba Fluxo) é possível adicionar uma etapa de e-mail, caso necessário. São apenas 3 passos obrigatórios, demonstrados na imagem abaixo:

A - Template de e-mail para CONCLUSÃO do processo: Selecione um template de e-mail de conclusão de acordo com o processo que está sendo criado;

B - Template de e-mail para REJEIÇÃO do processo: Selecione um template de e-mail de rejeição de acordo com o processo que está sendo criado;

C - Template de e-mail para CORREÇÃO de uma etapa do processo: Selecione um template de e-mail de correção de acordo com o processo que está sendo criado.

Nota: O mub já possui pré-cadastrados alguns templates de e-mail, mas caso você necessite cadastrar um novo template de e-mail específico ou até mesmo alterar os templates padrões do mub, verifique o artigo "Workflow | Template de e-mail".

Na aba denominada Fluxo é onde construiremos as etapas do processo. Iniciaremos clicando no botão onde definiremos o ponto de partida, ou como o processo será iniciado, conforme as respectivas telas abaixo:

1 - Editar: Nesse botão, é possível configurar se será gerado um documento no formato PDF com as informações preenchidas nessa etapa;

2 - Formulário: Nesse campo você irá criar o formulário da etapa inicial (das etapas posteriores do seu processo, a forma de construir é idêntica). Para isso você deverá arrastar cada campo necessário do quadrante (A) para seu formulário no quadrante da direita, podendo também ser adicionado quantas abas (B) for necessário. Em cada campo, existe opções que podem ser acionadas clicando nos 3 pontos (cor verde), como "Remover o campo" e "Editar" que possuirá opções diferentes de acordo com a finalidade de utilização, tais como: definir se o campo será obrigatório; se o campo será somente leitura; se o campo terá quebra de linha; o tamanho que o campo terá na tela do formulário, etc. Após configurar o seu formulário, clique em Salvar (C):

Atenção: Um campo inativo, não irá aparecer nessa etapa para ser utilizado na montagem de campos do formulário. Porém, se o campo já estiver sendo usado no processo, ele aparecerá na cor laranja, informando que esse campo está no processo, porém está inativo na configuração dele.

3- Excluir: Clique nessa opção para excluir essa etapa do fluxo de processo;

4 -Adicionar nova etapa: Clique nesse botão para adicionar uma nova etapa do processo. Nessa tela, definiremos se a próxima etapa será uma Área de Negócio (A), envio de e-mail (B), Agente Externo (C) ou se será uma integração (D):

A - Se a próxima etapa será uma Área de Negócio a tela abaixo será aberta para que possamos preencher as informações obrigatórias (*). Atenção especial deve ser dada para o campo "Ações Possíveis". Obs.: Caso vc não forneça nenhuma informação de "SLA" e "Unidade de medida", o mub buscará essa informação diretamente da área de negócios. Após devemos clicar em "Salvar":
Área de negócios: Na criação de nova etapa é possível criar uma nova área de negócios sem a necessidade de sair da tela de configuração da etapa clicando em "Nova Área de Negócio"

Grupo de Usuários: Na criação de nova etapa é possível criar um novo grupo de usuários sem a necessidade de sair da tela de configuração da etapa clicando em "Novo Grupo de Usuá

B - Se a próxima etapa será envio de E-mail a tela abaixo será aberta para que possamos preencher as informações solicitadas, defina o grupo de usuários a ser enviado (A), se necessário enviar com cópia (B) e selecione o template de e-mail a ser enviado (C), se necessário o envio de anexos configurar o envio (D) e após devemos clicar em "Salvar":

C - Se a próxima etapa for um agente externo, a tela abaixo será aberta para que possamos preencher as informações solicitadas e após devemos clicar em "Salvar":

D - Se a próxima etapa for uma Integração, a tela abaixo será aberta para que possamos preencher as informações solicitadas e após devemos clicar em "Salvar":

A partir da 2ª etapa do processo, teremos 2 campos possíveis para adicionar etapas:

A: Uma será ao lado para adicionar etapas que ocorram de modo paralelo com a etapa em questão;

B: A outra será abaixo, que será a próxima etapa no fluxo do processo:

Após o fluxo do processo estar completo, ou seja, com todas as etapas cadastradas que participarão do processo, podemos clicar no Botão (e continuar na tela) ou (da tela).

Pronto! Seu processo foi cadastrado com sucesso e já está disponível para testes ou utilização efetiva.

Nota: Caso você queira conhecer mais detalhes sobre Processos no mub, verifique nossa área de cases de sucesso.

Qualquer dúvida, estamos à disposição.

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